こんにちは。福山市で、トップフィールドマーケティングという生成AIやマーケティング支援の会社の代表をしている、神田治典（じんでん はるのり）と申します。
このブログでは、会社の仕事に生成AIをどう使えるかを、1回に1つずつ紹介しています。今回は、売上や客数といった数字の集計の話です。
先に結論を書くと、数字の集計は、生成AIと表の仕組みを組み合わせると大きく変わる仕事です。全社の月次の数字をまとめるのに、管理部門ではだいたい16時間、まる2日ほどかかっているところが、1時間ほどになります（時間は目安です）。
しかも、月末に1回まとめるのではなく、毎朝、全社の数字が1画面にそろうようになります。この記事では、その仕組みと進め方、始める前に決めておきたいことをまとめました。
会議で見ている数字は、1ヶ月前のもの
各部署や拠点が日報をExcelや紙で書いて、本社に送る。本社はそれをコピーして貼り付けて、計算式が壊れたら直す。しかも、直せるのは担当者だけ。月末にやっとまとまった数字を、翌月の会議で見ることになります。
部署や拠点が増えるほど、この作業は重くなっていきます。部署ごとに表の形がちがうと、並べて比べることもできません。数字が出そろうころには、手を打つタイミングを逃していることもあります。
Excelで集計の関数を組むだけでもかなり大変です。しかも、元になるデータは毎日変わっていきます。そのたびに表を直していては、とても追いつきません。
だからこそ、数字が自動でまとまる画面（ダッシュボード）を作っておくと、今会社で何が起きているのかがすぐに分かります。私はここに、とても大きな意味があると感じています。
生成AIを入れると、数字の集計はこう変わる
生成AIを入れても、数字を見て判断するのは人です。変わるのは、数字を集めて、貼り付けて、計算式を直す作業です。
現場のリーダーはスマホで日報を送るだけ。数字は表に自動でたまって、毎朝、全社の数字が1画面にそろいます。部署別や拠点別にも切り替えられます。
私がいちばん便利だと思うのは、「この拠点の売上、なぜ下がってる？」と聞くと、AIが客数や時間帯に分けて理由を探してくれるところです。急な落ち込みがあれば、AIが見つけて管理職のスマホに知らせることもできます。数字を眺めて考え込む時間が、ぐっと短くなります。
生成AIで数字を毎朝そろえる3ステップ
ここでも、人とAIの役割を分けて考えます。
ステップ1：入力を1か所にそろえる
まずは、数字の入れ口を1か所にまとめます。現場のリーダーはスマホの決まった画面から日報を送るだけにして、販売管理や会計のシステムにある数字は、取り込める範囲で自動で取り込む形です。「売上は税込か税抜か」のように、数字の決め方もここでそろえておきます。
ステップ2：AIが集計して、いつもと違う数字を知らせる
集まった数字は、表に自動でたまって集計されます。計算式も、AIに頼めば作ってくれるんです。たとえば部署ごとの前年比の式なら、1つ30分かかっていたものが3分ほどでできあがります。いつもと違う動きをした数字は、AIが見つけて知らせます。
ステップ3：数字を見て判断する
毎朝そろった数字を見て、手を打つのは人の仕事です。AIが出した「理由の候補」も、現場の事情を知っている人が確かめてから判断します。
福山の会社が始める前に、決めておきたいこと
便利な一方で、気をつけたいこともあります。最初に次の4つを決めておくと安心です。
今使っている販売管理や会計のソフトから、データを取り出せるかを最初に確かめる。
数字の決め方をそろえる。税込か税抜か、いつの時点の数字か、部署ごとにばらばらにしない
誰がどの数字まで見られるかを決める。
会社として使ってよいAIを決める。売上や取引先の数字は社外に出せない情報なので、入れた内容がAIの学習に使われない設定かを確認する
ちなみに、仕組みはGoogleでもMicrosoftでも組めます。今お使いのものに合わせられます。
実際に動かすと、こんな感じです
数字の仕組みを画面にすると、こんな動きになります。
画面はイメージで、数字は架空です。全社の売上や客数が1画面にまとまっていて、事業ごと・拠点ごとにも切り替えられます。AIに質問すると、売上が下がった理由を分けて答えてくれる仕組みです。
ただ、正直に書くと、ここまで読んで「よし、うちもやってみよう」とすぐ動けるかというと、なかなか難しいと思います。
今のシステムからどうやって数字を取り出すのか。どの数字を、どんな形でそろえればいいのか。会社ごとに使っているソフトも数字の決め方もちがうので、ここは一社一社で答えが変わります。実際に試してみて、ここで手が止まってしまう方がとても多いんです。
まずは「自分の仕事にAIが使えるか」を相談してください
なので、いきなりAIの使い方を覚えようとするより、まずは「自分の仕事に生成AIが使えるのか、どこまでできるのか」を、詳しい人に相談するのがいちばんの近道です。
数字の集計でいえば、今の日報の集め方と使っているソフトを聞かせてもらえれば、自動にできる部分と人がやったほうがいい部分を分けて、どれくらい時間が減りそうかの見通しまでお伝えするところから始めます。
福山・広島の会社と一緒に、業務の見直しから生成AIの仕組みづくりまでを進めるのが、トップフィールドマーケティングの仕事です。社長のためのAI相談窓口「社長のAI相談室」では、初回の相談（60分）を無料で受けています。
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Excelのままでも、できることはありますか？
あります。たとえば前年比や部署別の合計のような計算式は、AIに頼めば作ってくれます。まずは計算式づくりからAIに手伝ってもらうだけでも、集計の時間は短くできるはずです。
販売管理や会計のソフトとつなげられますか？
ソフトによります。データを書き出せるものなら、取り込める場合が多いです。ここは会社ごとに変わるので、最初に確かめるところです。
拠点が少ない小さな会社でも、意味はありますか？
あります。拠点が少なくても、数字が月末にしか見えないと、手を打つのが遅れます。毎朝数字が見えるだけで、判断のスピードが変わるはずです。
さいごに
数字は、早く見えるほど打てる手が増えます。月末の集計に追われていた時間を、数字を見て考える時間に変えられるのが、生成AIを入れるいちばんの良さだと思います。
このブログでは、ほかにも会社の仕事で使える生成AIの活用例を、1つずつ書いているところです。シフト表の回もあわせてご覧ください。
「うちの仕事にも生成AIは使えるのかな」と思ったら、まずはこの下のAIじゃけぇ君に気軽に聞いてみてください。会社に合わせて、始めやすい使い方をご案内します。
神田 治典
