こんにちは。福山市で、トップフィールドマーケティングという生成AIやマーケティング支援の会社の代表をしている、神田治典（じんでん はるのり）と申します。
最近、福山や広島の経営者の方と話していると、「生成AIって、結局うちの会社では何に使えるの？」と聞かれることがかなり増えました。ChatGPTは一度触ってみた。でも、仕事のどこに使えばいいのかが分からなくて、そのままになっている。そんな声です。
そこでこのブログでは、生成AIの活用例を1回に1つずつ、できるだけ具体的に書いていくことにしました。1つ目はシフト表です。
先に結論を書くと、シフト作りは生成AIととても相性のいい仕事です。1つのチームの1ヶ月分を作るのに、現場のリーダーはだいたい4時間ほどかけています。生成AIにたたき台を作ってもらうと、1時間ほどで決まるようになります（時間は目安です）。
この記事では、シフト作りに生成AIを使うと何が変わるのか、どんな流れで進めるのかを、できるだけ分かりやすく紹介します。
シフト作りがしんどいのは、組み方がリーダーの頭の中にあるから
福山・備後には、ものづくりの工場、介護施設、飲食店、物流の倉庫など、シフトや交代勤務で回っている職場がたくさんあります。業種はちがっても、シフトを作る人の苦労はよく似ています。
希望休をLINEや紙で集めて、出していない人に声をかける。時間帯ごとに何人いるか、誰がどの作業をできるか、扶養の範囲に収まっているか。全部を頭の中で組み合わせながら、表を埋めていきます。やっと完成したと思ったら、急な欠員が出て作り直しになることもあります。
いちばん困るのは、リーダーが代わったときです。シフトの組み方はその人の頭の中にしかないので、異動や退職と一緒に消えてしまいます。
私は以前、高校で理科の教員をしていました。学校では毎年4月に時間割を組むのですが、これが1年でいちばん大変な作業だと言われていました。30〜50名の先生それぞれの担当や勤務の事情をすべて踏まえて組むので、担当の先生はとても苦労していたと聞いています。
会社でも、同じことが起きるんですよね。チームの人数が増えるほど、誰が休みで、誰の希望をどう通せばいいのかが分からなくなっていきます。紙に手書きで組んでいると、あとから抜けやまちがいが見つかることもあります。
生成AIを入れると、シフト作りはこう変わる
生成AIを入れても、シフトを決める人が要らなくなるわけではありません。変わるのは、一から表を埋める作業がなくなることです。
生成AIは、誰がいつ休むのかをすべて踏まえたうえで組めるので、希望どおりのシフトを作りやすくなります。どうしても組めない日が出たときも、どうすれば組めるのかの案までAIが出してくれます。人が一から考え直さなくて済むのは大きいです。
もうひとつのポイントは、頭の中にあった組み方を「条件の表」として外に出すことです。表にしておけば、AIに渡せるだけでなく、担当者が代わっても仕組みそのものは動き続けます。引き継ぎがとても楽になることは、私は生成AIを入れるいちばん大きなメリットのひとつだと思っています。
生成AIでシフトのたたき台を作る3ステップ
やり方はシンプルで、人とAIの役割を分けるだけです。
ステップ1：条件を表にする
ここがいちばん大事です。ふだんリーダーが頭の中で考えていることを、表に書き出します。書いておきたいのは、次のような項目です。
コツは、「バランスよく」「なるべく公平に」のようなあいまいな言い方を、数字のルールに直すことです。たとえば「土日の出勤は1人月4回まで」「夜勤明けの次の日は休み」のように書くと、AIが迷わずに組めます。
ステップ2：AIにたたき台を作ってもらう
条件の表と希望休の表を、ChatGPTやGemini、Claudeなどの生成AIに渡して、1ヶ月分を組んでもらいます。表はExcelやGoogleスプレッドシートのままアップロードしても、中身をコピーして貼り付けても大丈夫です。
このとき、条件を守れなかった日や時間帯に「要確認」の印と理由を付けてもらうのがポイントです。AIは条件を全部は守りきれないことがあります。守れなかった場所をAI自身に申告させておくと、人が確認する場所がぐっと絞れます。
ステップ3：リーダーが調整して決める
AIが出してきたたたき台を、「要確認」の所を中心にリーダーが見直します。「Aさんは最近夜勤が続いているから、この日は外そう」のように、表に書いていない事情を足して直していきます。
最後に決めるのは、現場をよく知っている人です。AIに任せるのは、真ん中の「表を埋める」作業だけ。この分け方にしておくと、AIがまちがえても困ることがありません。
福山の会社が始める前に、決めておきたいこと
便利な一方で、気をつけたいこともあります。最初に次の4つを決めておくと安心です。
最後に決めるのは現場のリーダーと、社内で言葉にしておく。AIの案をそのまま配らない
社員の名前をそのままAIに入れない。「A」「B」や社員番号に置きかえて渡し、できあがった表で名前に戻す
会社として使ってよいAIを決める。無料版は、入れた内容がAIの学習に使われる設定になっていることがあるので、設定を確認する
すでにシフト管理のサービスを使っているなら、置きかえずにつなぐ。今の仕組みはそのままにして、たたき台づくりだけAIに任せる形もとれる
福山市でも、生成AIなどを使って地域の会社の経営課題を解決する「AIビジネスキャンプ」という取り組みが、2024年度に行われました。国の「デジタル化・AI導入補助金」（旧IT導入補助金）では、シフト管理や勤怠管理のツールが対象になることもあります。募集の時期や条件は年度ごとに変わるので、使いたいときは公式の情報を確認してください。
実際に動かすと、こんな感じです
シフト作りの仕組みを画面にすると、こんな動きになります。
画面はイメージで、名前や数字は架空です。たたき台には、人が足りない時間帯や、扶養の上限を超えそうな人に印が付いて出てきます。埋まらない枠には、入れそうな人が理由つきで並ぶ形です。決まったシフトを、一人ひとりのスマホに自分の分だけ届けることもできるんです。
ただ、正直に書くと、ここまで読んで「よし、明日からやってみよう」とすぐ動けるかというと、なかなか難しいと思います。
生成AIは、頼み方しだいで出てくる答えが大きく変わります。条件の伝え方が少しずれるだけで、使えないシフトが出てくることも珍しくありません。自分の職場のルールをどう表にすればいいのか、そもそも自社のシフトがAIに向いているのか。実際に試してみて、ここで手が止まってしまう方がとても多いんですよね。
まずは「自分の仕事にAIが使えるか」を相談してください
なので、いきなりAIの使い方を覚えようとするより、まずは「自分の仕事に生成AIが使えるのか、どこまでできるのか」を、詳しい人に相談するのがいちばんの近道です。
実際、店舗や現場の方からは「シフト作りが本当に大変」という話をよく聞きます。トップフィールドマーケティングにもシフト作りについてのお問い合わせをいただいていて、いま一緒に取り組んでいる会社もあります。
シフト作りでいえば、今の作り方を聞かせてもらえれば、AIに任せられる部分と人が決めたほうがいい部分を分けて、どれくらい時間が減りそうかの見通しまでお伝えするのが最初の相談です。シフト以外にも、会社の中には生成AIで軽くできる仕事が意外とたくさんあります。
福山・広島の会社と一緒に、業務の見直しから生成AIの仕組みづくりまでを進めるのが、トップフィールドマーケティングの仕事です。社長のためのAI相談窓口「社長のAI相談室」では、初回の相談（60分）を無料で受けています。
トップフィールドマーケティングのサービス生成AIを活用した業務改善「AIって何ができるの？」から始められる、経営者のためのAI活用支援。議事録・資料づくり・数字の集計などを、AIで楽にします。詳しく見る
トップフィールドマーケティングのサービス社長のAI相談室 - 福山・広島 -AIのことなら何でも気軽に相談できる、社長のための月額のAI顧問サービス。初回相談（60分）無料。詳しく見るシフト作りと生成AIについてよくある質問
無料のChatGPTでもシフトは作れますか？
たたき台を出すことはできます。ただ、人数が多い職場や条件が細かい職場では、頼み方を工夫しないと使える形になりにくいです。自社の条件で使えそうかを先に相談しておくと、遠回りになりません。
AIが作ったシフトは、そのまま使えますか？
そのまま使うのはおすすめしません。AIは条件の一部を守れないことがあるからです。「要確認」の印を付けさせて、人が必ず見直してから配ってください。
シフト管理アプリと何がちがいますか？
シフト管理アプリは、希望の集めや配布、勤怠との連動が得意です。生成AIは、「夜勤明けは休み」のような会社ごとの細かいルールを文章で伝えて、柔軟にたたき台を組むのが得意です。すでにアプリを使っているなら、組むところだけAIに手伝ってもらう使い方もできます。
さいごに
生成AIの使いどころは、「毎月くり返していて、ルールはあるのに、人の頭の中にしかない仕事」です。シフト表はその代表例で、AIに任せる部分と人が決める部分をはっきり分けやすいので、最初の1つにも向いています。
このブログでは、ほかにも会社の仕事で使える生成AIの活用例を、1つずつ書いていく予定です。
「うちの仕事にも生成AIは使えるのかな」と思ったら、まずはこの下のAIじゃけぇ君に気軽に聞いてみてください。会社に合わせて、始めやすい使い方をご案内します。
神田 治典
