こんにちは。福山市で、トップフィールドマーケティングという生成AIやマーケティング支援の会社の代表をしている、神田治典（じんでん はるのり）と申します。
このブログでは、会社の仕事に生成AIをどう使えるかを、1回に1つずつ紹介しています。シフト表の回に続いて、今回はマニュアルの話です。
先に結論を書くと、マニュアルづくりは生成AIがとても役に立つ仕事です。手順書を1本作るのに、だいたい8時間ほどかかっているところが、生成AIを使うと1時間半ほどで形になります（時間は目安です）。
しかも、作る時間が短くなるだけで終わりません。できたマニュアルに、スタッフがスマホで質問できるようになります。この記事では、その仕組みと進め方、始める前に決めておきたいことをまとめました。
マニュアルづくりが、いつも後回しになる理由
新人さんが入ると、上司や先輩がつきっきりで教えることになります。手順書はあるけれど、紙やパソコンの中に散らばっていて、気づけば古いまま。仕事中に「これ、どうするんだっけ」と、同じ質問に何度も答えている方も多いと思います。
福山・備後の会社でも、業種を問わず、ベテランの頭の中にあるやり方が現場を支えていることは少なくありません。マニュアルが大事なのは、みんな分かっているんですよね。ただ、作る時間がない。直す時間はもっとない。
私自身、事業部長としてチームを4名から20名以上に大きくしていく中で、いちばん大事だと感じたのがマニュアルづくりでした。ただ、仕事のやり方は日々変わっていきます。作った人にしか中身が分からなくなったり、作ったのに誰も見なくなったりすることもありました。
マニュアルを作ること自体が目的になってしまい、結局は人から人へ、1対1で教える形に戻ってしまう。多くの会社で、同じことが起きているのではと思っています。
人や拠点ごとにやり方がずれて、仕事の質がそろわない。担当者が辞めると、やり方ごと消えてしまう。マニュアルの問題は、教える手間だけでは終わらないんです。
生成AIを入れると、マニュアルづくりはこう変わる
生成AIを入れても、教える人が要らなくなるわけではありません。変わるのは、手順書を一から書く作業と、同じ質問に何度も答える時間です。
大きいのは、今ある資料をそのまま使えることです。紙の手順書、パソコンの中のファイル、作業を撮った動画。散らばった資料をAIに読ませると、手順書と、覚えたかを確かめる確認テストの下書きが出てきます。担当者は、それを確かめて決めるだけです。
もうひとつは、スタッフがスマホでAIに質問できるようになることです。AIは読ませた資料の中から答えるので、どの拠点でも、誰が聞いても、同じ答えが返ってきます。担当者が代わっても、資料とAIが残るので、やり方が引き継がれていきます。
生成AIでマニュアルを作る3ステップ
ここでも、人とAIの役割を分けて考えます。
ステップ1：今ある資料を集める
新しく書き起こす必要はありません。手順書、チェックリスト、研修で使った資料、作業を撮った動画など、すでにあるものを集めます。古い資料が混ざっていてもかまいません。どれが今のやり方なのかを、ここで人が決めておきます。
ステップ2：AIが手順書と確認テストを下書きする
集めた資料をAIに読ませて、手順書の下書きを作ってもらいます。同じ資料から、新人さん向けの確認テストや、要点だけをまとめた1枚ものも作れます。
ステップ3：担当者が確かめて決める
できた下書きを、現場をよく知る担当者が確かめます。AIは、資料に書いていないことをそれらしく補ってしまうことがあるからです。手順の抜けや、現場の実際とずれている所を直すのは、人の仕事です。
福山の会社が始める前に、決めておきたいこと
便利な一方で、気をつけたいこともあります。最初に次の4つを決めておくと安心です。
答えは、読ませた資料の範囲からだけ出す設定にする。資料にないことは「分からない」と答えさせる
お客様や社員の個人情報は読ませない。
AIが作ったマニュアルは、担当者が確かめてから使う。
会社として使ってよいAIを決める。無料版は、入れた内容がAIの学習に使われる設定になっていることがあるので、設定を確認する
実際に動かすと、こんな感じです
マニュアルの仕組みを画面にすると、こんな動きになります。
画面はイメージです。左に読ませた資料、真ん中に質問と答え、右にボタン1つで作れる教材が並んでいます。
私がいちばん大事だと思っているのは、答えの後ろに付いている小さな数字です。どの資料のどこを見て答えたのかが分かるので、AIが勝手に作った答えではないと、その場で確かめられます。AIに任せるとき、ここがあるかないかで、安心感がまったく違うんですよね。
ただ、正直に書くと、ここまで読んで「よし、うちもやってみよう」とすぐ動けるかというと、なかなか難しいと思います。
どの資料を読ませればいいのか。資料の範囲だけで答えさせるには、どう設定すればいいのか。使うAIによって、できることも設定のしかたも変わります。実際に試してみて、ここで手が止まってしまう方がとても多いんです。
まずは「自分の仕事にAIが使えるか」を相談してください
なので、いきなりAIの使い方を覚えようとするより、まずは「自分の仕事に生成AIが使えるのか、どこまでできるのか」を、詳しい人に相談するのがいちばんの近道です。
マニュアルでいえば、今ある資料と新人教育の流れを見せてもらえれば、AIに任せられる部分と人が決めたほうがいい部分を分けて、どれくらい時間が減りそうかの見通しまでお伝えするところから始めます。
福山・広島の会社と一緒に、業務の見直しから生成AIの仕組みづくりまでを進めるのが、トップフィールドマーケティングの仕事です。社長のためのAI相談窓口「社長のAI相談室」では、初回の相談（60分）を無料で受けています。
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作業を撮った動画からも、マニュアルは作れますか？
作れます。動画の音声や画面から手順を書き出して、下書きにできます。ただ、動画だけでは伝わらないコツもあるので、最後は担当者が書き足してください。
AIがまちがった答えを返したら、どうすればいいですか？
答えに付いている出典を見て、元の資料を確かめてください。資料が古いせいでまちがえることも多いので、そのときは資料のほうを直します。資料を直せば、AIの答えも次から変わります。
どの仕事のマニュアルから始めればいいですか？
新人さんからの質問がいちばん多い仕事から始めるのがおすすめです。同じ質問に答える時間が減るので、効果を実感しやすいはずです。
さいごに
マニュアルは、作って終わりではなく、直し続けてはじめて役に立ちます。生成AIを使うと、作る時間だけでなく直す時間も短くなるので、古くならずに使い続けやすくなります。
このブログでは、ほかにも会社の仕事で使える生成AIの活用例を、1つずつ書いているところです。
「うちの仕事にも生成AIは使えるのかな」と思ったら、まずはこの下のAIじゃけぇ君に気軽に聞いてみてください。会社に合わせて、始めやすい使い方をご案内します。
神田 治典
