こんにちは。福山市で、トップフィールドマーケティングという生成AIやマーケティング支援の会社の代表をしている、神田治典（じんでん はるのり）と申します。
このブログでは、会社の仕事に生成AIをどう使えるかを、1回に1つずつ紹介しています。今回は、会議の議事録の話です。
先に結論を書くと、議事録づくりは、生成AIを入れたときの変化がいちばん分かりやすい仕事のひとつです。定例会議の議事録をまとめて共有するまでに、だいたい1時間半ほどかかっているところが、生成AIを使うと会議が終わって5分ほどで届くようになります（時間は目安です）。
この記事では、その仕組みと進め方、始める前に決めておきたいことをまとめました。
議事録を書く人は、話し合いに入れていない
会議のあいだ、誰かがずっとメモを取っていると思います。書くのに必死で、その人は話し合いにほとんど入れていません。若手が書記を任されて、いちばん意見を聞きたい人が黙ったまま、ということもよくあります。
清書して共有するのは翌日になることも多くて、そのあいだに「結局、誰が何をやるんだっけ」があいまいになっていきます。決めたはずのことが進まない原因が、実は議事録の遅れだった、というのもよくある話です。
今でも、会議に出ている人がそのまま議事録を取っている会社は多いと思います。そうすると、その人は書くことで手いっぱいになり、会議に参加できていないことがあるんですよね。
議事録が自動でできるようになると、全員が話し合いに集中できます。あとから「いつ、誰が、何を話したっけ」を確かめられるようになるのも、私はかなり大きいと思っています。
生成AIを入れると、会議はこう変わる
生成AIを入れても、会議で話し合うのは人です。変わるのは、メモを取って清書して共有する手間です。
録音しておくだけで、要点、決まったこと、担当ごとの宿題と期限に分けた議事録ができあがります。それが、会議が終わった直後に、参加者のスマホへ社内のチャットで届きます。
私がいいなと思っているのは、宿題に期限まで付いて届くところです。会議の直後に、自分の名前が入った宿題がスマホに届くと、さすがに忘れにくいんですよね。書記をしていた人も、話し合いに参加できるようになります。
生成AIで議事録を作る3ステップ
ここでも、人とAIの役割を分けて考えます。
ステップ1：録音する
パソコンでの会議なら、会議の内容を自動で文字にする機能が使えます。顔を合わせる会議なら、机の上にスマホを置いて録音するだけです。録音することは、参加する人に必ず伝えておきます。
ステップ2：AIが議事録と宿題にまとめる
録音をAIが文字にして、要点、決まったこと、担当ごとの宿題と期限に分けてまとめます。議事録と最新の数字から、次の会議の資料の下書きを作ることもできます。
ステップ3：確かめて共有する
できた議事録は、司会や担当の人がさっと目を通してから共有します。AIは、人の名前や社内の言葉を聞きまちがえることがあるからです。次の会議の資料も、説明する人が仕上げます。
福山の会社が始める前に、決めておきたいこと
便利な一方で、気をつけたいこともあります。最初に次の4つを決めておくと安心です。
録音することを、参加する人に必ず伝える。
人事や評価など、録音に向かない会議は対象から外す。
社名や商品名、社内の言葉は、AIに先に覚えさせておく。聞きまちがいが減る
会社として使ってよいAIを決める。会議の中身は社外に出せない話も多いので、入れた内容がAIの学習に使われない設定かを確認する
実際に動かすと、こんな感じです
会議の仕組みを画面にすると、こんな動きになります。
画面はイメージです。録音が終わると、要点と決まったこと、担当ごとの宿題がまとまって社内のチャットに届く形です。次の会議の資料の下書きまで、同じ流れで作れます。
ただ、正直に書くと、ここまで読んで「よし、うちもやってみよう」とすぐ動けるかというと、なかなか難しいと思います。
議事録のアプリはたくさんありますが、どれを選べばいいのか。社内のチャットにどうつなげるのか。決まったことと宿題をきれいに分けさせるには、AIへの頼み方にもコツがいります。実際に試してみて、ここで手が止まってしまう方がとても多いんです。
まずは「自分の仕事にAIが使えるか」を相談してください
なので、いきなりAIの使い方を覚えようとするより、まずは「自分の仕事に生成AIが使えるのか、どこまでできるのか」を、詳しい人に相談するのがいちばんの近道です。
会議でいえば、今の会議の回し方と議事録の共有のしかたを聞かせてもらえれば、AIに任せられる部分と人がやったほうがいい部分を分けて、どれくらい時間が減りそうかの見通しまでお伝えするところから始めます。
福山・広島の会社と一緒に、業務の見直しから生成AIの仕組みづくりまでを進めるのが、トップフィールドマーケティングの仕事です。社長のためのAI相談窓口「社長のAI相談室」では、初回の相談（60分）を無料で受けています。
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トップフィールドマーケティングのサービス社長のAI相談室 - 福山・広島 -AIのことなら何でも気軽に相談できる、社長のための月額のAI顧問サービス。初回相談（60分）無料。詳しく見る議事録と生成AIについてよくある質問
顔を合わせる会議でも使えますか？
使えます。机の上にスマホを置いて録音すれば、パソコンでの会議と同じように議事録にできます。人数が多い会議では、声を拾いやすいように、スマホを真ん中に置くのがコツです。
備後弁や方言の会議でも、文字にできますか？
ふだんの話し言葉なら、多くの場合は文字にできます。ただ、聞き取りにくい言葉や人の名前はまちがえることがあるので、決まったことと宿題だけは、人が確かめてから共有してください。
無料のアプリでも十分ですか？
お試しなら無料のアプリでも始められます。ただ、使える時間に上限があったり、入れた内容の扱いが会社の決まりに合わなかったりすることがあります。続けて使うなら、会社として使うものを決めておくと安心です。
さいごに
議事録が早く届くと、決めたことが早く動き出します。書記をしていた人が話し合いに入れるようになるのも、数字には出にくいけれど大きな変化です。
このブログでは、ほかにも会社の仕事で使える生成AIの活用例を、1つずつ書いているところです。シフト表の回もあわせてご覧ください。
「うちの仕事にも生成AIは使えるのかな」と思ったら、まずはこの下のAIじゃけぇ君に気軽に聞いてみてください。会社に合わせて、始めやすい使い方をご案内します。
神田 治典
