こんにちは。福山市で、トップフィールドマーケティングという生成AIやマーケティング支援の会社の代表をしている、神田治典（じんでん はるのり）と申します。
このブログでは、会社の仕事に生成AIをどう使えるかを、1回に1つずつ紹介しています。今回は、請求書と領収書の話です。
先に結論を書くと、請求書や領収書の整理は、生成AIに読み取りを任せると大きく変わる仕事です。100枚を処理するのに、だいたい10時間ほどかかっているところが、2時間ほどになります（時間は目安です）。
この記事では、その仕組みと進め方、電子帳簿保存法のことも含めて、始める前に決めておきたいことをまとめました。
月末に、紙とメールの請求書がまとめて届く
請求書はメールで届くものもあれば、郵送や現場での受け取りもあります。領収書は月末に各拠点から本社へ送って、経理の担当者が仕分けて、会計ソフトに日付と金額を1枚ずつ打ち込む。多くの会社で、月末の数日はこの作業でつぶれていると思います。
過去の1枚を探すときは、紙の束をめくることになります。払い忘れや受け取り忘れに気づくのが、月末になってから、ということも珍しくありません。
請求書はメールで届くものもあれば、各担当者が手元に持っているものもあります。だからこそ、写真を撮って送るだけで済むようになるのは、とても効果が大きいと感じています。
メールで届いたものも、写真に撮ったものも、パソコンに入っているデータも、全部まとめて自動で台帳にしてくれる。ここまでできると、経理の負担はぐっと軽くなります。
生成AIを入れると、請求書の整理はこう変わる
生成AIを入れても、お金のことを最後に確かめるのは人です。変わるのは、集めて、読んで、打ち込む作業です。
メールで届いた請求書は、月別・取引先別のフォルダに自動で入ります。紙の領収書は、受け取った人がその場でスマホで撮って送るだけです。
集まった請求書は、AIが日付・金額・取引先を読み取って台帳に並べます。読み取りがあやしい行には「要確認」の印が付くので、人が見るのは、その要確認の行だけで済みます。払い忘れや受け取り忘れにも、月末ではなく届いたその日に気づけるのも大きな違いです。
生成AIで請求書を整理する3ステップ
ここでも、人とAIの役割を分けて考えます。
ステップ1：集める
メールの請求書は、決まった場所に自動で保存されるようにします。紙の領収書は、受け取った人がスマホで撮って送るルールにします。集め方を1つに決めておくことが、いちばん大事なところです。
ステップ2：AIが読み取って台帳にする
集まった請求書や領収書をAIが読んで、日付・金額・取引先を台帳にまとめます。会計ソフトにそのまま取り込める形にしておけば、1枚ずつ打ち込む作業がなくなります。
ステップ3：要確認の行だけ確かめる
AIが自信のない行には「要確認」の印が付きます。経理の担当者は、その行だけ元の画像と見比べて直します。勘定科目や税金の扱いのように、判断が必要な所を決めるのは人の役目です。
福山の会社が始める前に、決めておきたいこと
お金に関わる仕事なので、気をつけたいこともあります。最初に次の4つを決めておくと安心です。
電子帳簿保存法に合わせた保存のしかたは、顧問の税理士さんと確認してから決める。
元の画像やPDFは必ず残す。AIが読み取った文字だけでなく、元の請求書も決まりに沿って保存する
勘定科目や税金の扱いなど、最後の判断は人がする。
会社として使ってよいAIを決める。取引先や金額は社外に出せない情報なので、入れた内容がAIの学習に使われない設定かを確認する
実際に動かすと、こんな感じです
請求書の仕組みを画面にすると、こんな動きになります。
画面はイメージで、取引先や金額は架空です。届いた請求書をAIが読み取って、日付・金額・取引先を台帳に並べていきます。読み取りがあやしい行には「要確認」の印が付く形です。
ただ、正直に書くと、ここまで読んで「よし、うちもやってみよう」とすぐ動けるかというと、なかなか難しいと思います。
今の会計ソフトにどうつなげるのか。電子帳簿保存法に合わせるには、どう保存すればいいのか。会社ごとに使っているソフトも経理の流れもちがうので、ここは一社一社で答えが変わります。実際に試してみて、ここで手が止まってしまう方がとても多いんです。
まずは「自分の仕事にAIが使えるか」を相談してください
なので、いきなりAIの使い方を覚えようとするより、まずは「自分の仕事に生成AIが使えるのか、どこまでできるのか」を、詳しい人に相談するのがいちばんの近道です。
請求書の整理でいえば、今の届き方と経理の流れ、使っている会計ソフトを聞かせてもらえれば、AIに任せられる部分と人が決めたほうがいい部分を分けて、どれくらい時間が減りそうかの見通しまでお伝えするところから始めます。
福山・広島の会社と一緒に、業務の見直しから生成AIの仕組みづくりまでを進めるのが、トップフィールドマーケティングの仕事です。社長のためのAI相談窓口「社長のAI相談室」では、初回の相談（60分）を無料で受けています。
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手書きの領収書も読み取れますか？
読み取れることが多いです。ただ、くせのある字やかすれた文字はまちがえやすいので、そうした行には「要確認」の印を付けさせて、人が確かめるようにします。
今の会計ソフトにそのまま入れられますか？
会計ソフトが取り込める形に合わせて台帳を作れば、多くの場合は入れられます。どの形で取り込めるかはソフトによってちがうので、最初に確かめるところです。
電子帳簿保存法には対応できますか？
保存のしかたを決まりに合わせれば、仕組みの中で対応できます。ただ、会社ごとに必要な対応がちがうので、顧問の税理士さんと確認してから決めてください。
さいごに
請求書や領収書の整理は、どの会社にもあって、しかも毎月くり返す仕事です。集める・読む・打ち込むをAIに任せるだけで、経理の担当者が月末に追われる時間はぐっと減ります。
このブログでは、マニュアル、求人やSNS、会議、数字の集計、シフト表、請求書と、会社の仕事で使える生成AIの活用例を書いてきました。全部を一度に変える必要はないと思っています。いちばん時間がかかっている仕事を1つ選んで、そこから試してみるのが、結局いちばん続きやすいはずです。シフト表の回もあわせてご覧ください。
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神田 治典
